Speisenkalkulation mit Excel: Schritt für Schritt erklärt

1. Die Kalkulation beginnt mit einer festen Reihenfolge

Eine Speisenkalkulation in Excel wird belastbar, wenn ich immer gleich vorgehe: Einkaufspreis je Basiseinheit festlegen, Rezeptmengen eintragen, Ausbeute und Schwund berücksichtigen, Rezeptkosten summieren, Ziel-Wareneinsatz wählen und erst danach Netto- und Bruttopreis ableiten. Genau diese Reihenfolge verhindert Bauchgefühlspreise. Als Beispiel nehme ich ein Pilzrisotto. Jede Zutat bekommt eine eigene Zeile: Reis, Fond, Pilze, Zwiebel, Butter, Parmesan, Weißwein, Öl, Kräuter. Schon hier trenne ich sauber zwischen Gramm, Millilitern und Stück, damit später keine falschen Umrechnungen mitlaufen.

Ich arbeite dafür mit zwei Tabellenblättern. Im Blatt „Stammdaten“ stehen Einkaufsmengen und Nettopreise, etwa 1.000 g Reis zu 4,80 Euro oder 2.500 ml Fond zu 6,00 Euro. Im Blatt „Gerichte“ hinterlege ich die Portion, zum Beispiel 180 g Reis, 220 ml Fond und 120 g Pilze. Excel multipliziert Preis je Einheit mit der Rezeptmenge und summiert die Kosten. So sehe ich nicht nur, was ein Teller ungefähr kostet, sondern welchen Materialwert ich wirklich auf die Karte bringe. Wer diese Logik später stabil im Betrieb abbilden will, findet dazu passende Rezeptur- und Warenstrukturen bei Verstehe, was hinter jedem Gericht auf deiner Karte steckt.

2. Gute Eingabedaten sind wichtiger als elegante Formeln

Der häufigste Fehler steckt nicht in Excel, sondern in unsauberen Stammdaten. Ich vergebe deshalb für jede Zutat eine klare Basiseinheit. Trockene Ware rechne ich meist in Gramm, Flüssigkeiten in Millilitern, wirklich stückgenaue Produkte in Stück. Ein Beispiel: Champignons kommen in einer 3-Kilo-Kiste, aber nach Putzen und Aussortieren bleiben vielleicht nur 2.550 g nutzbar. Wenn ich den Kistenpreis einfach durch 3.000 teile, wird das Gericht künstlich billig. Deshalb ergänze ich Spalten für Rohmenge, Ausbeute und nutzbare Menge. Erst daraus entsteht mein echter Preis je Gramm.

Noch wichtiger wird das bei Grundrezepturen. Koche ich 10 Liter Gemüsefond und verliere durch Reduktion und Sieben einen Teil der Menge, rechne ich nicht den Topf, sondern die nutzbare Endmenge. Die Summe aller Fondzutaten teile ich durch die tatsächlich verfügbare Milliliterzahl. Dasselbe gilt für Jus, Saucen, Marinaden oder Dessertcremes. Ich pflege solche Vorstufen einmal sauber und verwende dann den ermittelten Wert in mehreren Gerichten. So taucht dieselbe Sauce nicht im einen Teller mit 0,28 Euro und im anderen mit 0,44 Euro auf, nur weil jemand schnell geschätzt hat. Genau daran erkenne ich, ob meine Datei führt oder nur sammelt.

3. Aus Rezeptkosten wird noch kein Gewinn

Sind alle Zutaten sauber hinterlegt, summiere ich die Rezeptkosten pro Portion. Für das Pilzrisotto kann ein plausibles Beispiel so aussehen: Reis 0,86 Euro, Fond 0,53 Euro, Pilze 1,14 Euro, Zwiebel 0,06 Euro, Butter 0,14 Euro, Parmesan 0,32 Euro, Wein 0,28 Euro, Öl und Kräuter 0,17 Euro. Zusammen ergibt das 3,50 Euro netto Wareneinsatz je Portion. Das ist aber noch kein Verkaufspreis, sondern erst die Materialbasis. Jetzt entscheide ich als Betreiber, welcher Ziel-Wareneinsatz für dieses Gericht passt. Ein schneller Mittagsteller braucht oft einen anderen Rahmen als ein aufwendiger Abendteller mit längerer Sitzdauer.

In Excel ergänze ich dafür eine Spalte „Ziel-WE-%“. Setze ich beim Risotto 28 Prozent an, teile ich 3,50 Euro durch 0,28 und lande bei 12,50 Euro Nettoverkaufspreis. Viele verwechseln die Differenz zwischen 12,50 und 3,50 Euro mit Gewinn. Tatsächlich müssen daraus noch Personal, Energie, Miete, Verderb, Zahlungsgebühren, Reinigung und Risiko bezahlt werden. Ich vergleiche deshalb Gerichte nie isoliert. Eine Pasta kann bei 24 Prozent funktionieren, ein Fischgericht vielleicht nicht, weil Einkauf und Portion stärker schwanken. Der Zielwert ist also keine neutrale Excel-Antwort, sondern eine bewusste Führungsentscheidung für mein Konzept und meine Auslastung.

4. Netto, Brutto und Steuer müssen getrennt bleiben

Sobald mein Nettoverkaufspreis steht, rechne ich den Bruttopreis für die Karte. Für Deutschland gilt mit Stand 30.09.2026: Seit 01.01.2026 unterliegen Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen bei Speisen wieder 7 Prozent Umsatzsteuer; Getränke sind davon grundsätzlich ausgenommen und liegen regelmäßig bei 19 Prozent. Das ergibt sich aus dem BMF-Schreiben vom 22.12.2025 sowie dem Umsatzsteuergesetz. Für die Kalkulation heißt das vor allem: Wareneinsatzquoten und Margen immer auf derselben Netto- oder Bruttobasis berechnen.

Für mein Risotto rechne ich bei 12,50 Euro netto und 7 Prozent Steuer: 12,50 mal 1,07 gleich 13,38 Euro brutto. Umgekehrt gilt bei 7 Prozent: Brutto geteilt durch 1,07 ergibt netto. Ein Getränk darf ich nicht mit derselben Steuerlogik behandeln, nur weil es daneben auf der Karte steht. Deshalb hat meine Excel-Datei je Artikel eine eigene Spalte für den Steuersatz. Bei Menüs, Kombiangeboten oder Zweifelsfällen prüfe ich die Zuordnung mit Buchhaltung oder Steuerberatung. Weder Excel noch eine Kasse machen einen Steuersatz automatisch rechtlich richtig. Für den Alltag reicht aber schon diese Disziplin: Speisen und Getränke getrennt pflegen und nie Netto- mit Bruttopreisen vermischen.

5. Arbeitsaufwand und Verkaufsfunktion gehören daneben, nicht hinein

Viele Vorlagen scheitern daran, dass sie alles in eine einzige Prozentzahl pressen. Ich trenne den Wareneinsatz deshalb bewusst von weiteren Überlegungen. Ein Gericht kann günstige Zutaten haben und trotzdem betrieblich teuer sein, weil es viel Aufmerksamkeit am Herd, mehrere Komponenten oder eine heikle Ausgabe braucht. Neben der eigentlichen Kalkulation pflege ich daher interne Bewertungsfelder: Produktionsaufwand, Verderbrisiko, Reklamationsanfälligkeit und Rolle auf der Karte. Ein günstiger Teller mit hoher Fehlerquote ist für mich oft schlechter als ein etwas teurerer Teller, der schnell, sicher und konstant aus der Küche kommt.

Ein Beispiel: Risotto und Ofenkartoffel kosten jeweils 3,50 Euro in der Rezeptur. Trotzdem würde ich beide nicht blind gleich bepreisen, wenn das Risotto im Abendservice deutlich mehr Herdzeit und Abstimmung braucht. Die Frage lautet nicht nur, was auf dem Teller materiell liegt, sondern wie zuverlässig wir ihn in echter Stoßzeit produzieren. Ich bespreche Preisrunden deshalb nie losgelöst von Küche und Service. Wenn ein Gericht den Pass regelmäßig bremst, gehört das in die Preisentscheidung hinein. Wer diesen Zusammenhang im Betrieb besser sichtbar machen will, kann auch die Abläufe zwischen Aufnahme und Ausgabe mit Damit Service, Küche und Bar am selben Auftrag arbeiten strukturierter betrachten.

6. So baue ich die Excel-Datei praktisch auf

Für den Alltag halte ich die Datei bewusst schlicht. Im Blatt „Stammdaten“ nutze ich Spalten für Artikelname, Lieferant, Einkaufsmenge, Einkaufseinheit, Einkaufspreis netto, Ausbeute, nutzbare Menge, Preis je Basiseinheit und Änderungsdatum. Im Blatt „Gerichte“ stehen Gerichtsname, Zutat, Rezeptmenge, Basiseinheit, Preis je Basiseinheit, Zutatenkosten, Ziel-WE, Nettoverkaufspreis, Steuersatz und Bruttopreis. Die Kernformeln sind einfach: nutzbare Menge gleich Einkaufsmenge mal Ausbeute, Preis je Einheit gleich Einkaufspreis geteilt durch nutzbare Menge, Zutatenkosten gleich Rezeptmenge mal Preis je Einheit. Mehr braucht es am Anfang nicht.

Entscheidend sind die Prüfspalten. Ich lasse mir markieren, wenn eine Zutat keine Basiseinheit hat, der Ausbeutewert über 100 Prozent liegt oder der Preis seit mehreren Lieferantenrunden nicht aktualisiert wurde. Zusätzlich hinterlege ich einen Änderungsgrund wie „Lieferantenpreis gestiegen“, „Portion angepasst“ oder „neue Ausbeute gemessen“. So bleibt nachvollziehbar, warum ein Gericht heute 14,20 Euro kostet und nicht mehr 13,50 Euro. Hilfreich ist auch eine Szenario-Spalte: Wie sähe derselbe Teller bei 26, 28 oder 30 Prozent Wareneinsatz aus? Dann erkenne ich sofort, welche Preisstufe fachlich und psychologisch realistisch bleibt.

7. Die typischen Fehler liegen oft im Betrieb, nicht in Excel

Die häufigsten Probleme sind fast immer dieselben: eingetragene Bruttopreise statt Nettopreise im Einkauf, fehlende Ausbeute bei Putzverlust, Portionen nach Gefühl, unterschiedliche Einheiten und veraltete Lieferantenpreise. Dazu kommt ein organisatorischer Fehler: Die Küche verändert unter Stress Portionsgrößen, aber die Datei bleibt alt. Dann stimmt die Formel, nur nicht mehr die Realität. Ich organisiere das fair mit klaren Zuständigkeiten. Eine Person pflegt Einkaufspreise, eine verantwortet Rezeptmengen, und vor einer neuen Karte prüfen wir beides gemeinsam. Wenn der Putzverlust bei Pilzen saisonal steigt, darf das kein stilles Küchenwissen bleiben.

Wenn ein Gericht rechnerisch deutlich teurer werden müsste, habe ich mehrere saubere Wege: Portion anpassen, Rezeptur überarbeiten, Komponente ersetzen, Gericht als Saisonangebot führen oder den Preis erhöhen. Die schlechteste Lösung ist meist, einfach Marge zu verschenken und die Abweichung zu ignorieren. Genau dafür ist Excel nützlich: nicht nur zum Rechnen, sondern zur Entscheidungsvorbereitung. Ich nutze die Datei wöchentlich für volatile Artikel wie Pilze, Fisch oder Sahne, vor Kartenwechseln für die vollständige Prüfung und im laufenden Betrieb stichprobenartig am Pass. So wird aus einer Tabelle ein fairer, nachvollziehbarer Prozess für Team, Küche und Gäste statt ein isoliertes Büroprojekt.